ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفوترة الإلكترونية، اختصارًا للفوترة الإلكترونية، هي طريقة رقمية لإرسال واستلام الفواتير بين الشركات وعملائها. بدلًا من استخدام الفواتير الورقية التقليدية، الفوترة الإلكترونية يسمح بتبادل بيانات الفاتورة بتنسيق إلكتروني موحد.
الفواتير الإلكترونية تُعادل الفواتير الورقية قانونيًا، وتؤدي الغرض نفسه، لكنها تُقدم مزايا إضافية عديدة لمستخدميها. عادةً ما يتم إنشاؤها وإرسالها واستلامها عبر برامج متخصصة أو منصات إلكترونية، مما يجعل إصدار الفواتير أكثر كفاءةً وفعاليةً من حيث التكلفة.
مزايا الفاتورة الإلكترونية:
الفوترة الإلكترونية يقدم نقاط اهتمام مختلفة للشركات، بما في ذلك:
- توفير التكاليف
لقد أدى ذلك إلى تقليل التكاليف المتعلقة بالحبر المطبوع، والورق، والبريد، وسعة الفواتير المادية.
كما أدى ذلك إلى تحسين استخدام الأصول وخفض تكاليف التجارة.
تحسين الكفاءة
- إنها طريقة حاسوبية مستخدمة ببراعة توفر الوقت في يد الرجل (ما يصل إلى 70% مقارنة بالعمليات اليدوية.
- كما أدى ذلك إلى تقليل تكرار المهام والأخطاء أثناء إدخال البيانات.
- التكامل السهل مع التقارير والأنظمة الأخرى.
مدفوعات أسرع
- الاستجابة السريعة للطلبات وتقليل أوقات التحصيل.
- متابعة ومراقبة الفواتير في الوقت الحقيقي.
تعزيز الأمن
- تقليل خطر الابتزاز وتقليد السجلات من خلال الأختام المتقدمة والشهادات والبيانات المشفرة.
- حماية الخصوصية ومصادقة المرسل.
إمكانية الوصول والدقة
- احصل على الفواتير الإلكترونية بسرعة ومباشرة من أي مكان.
- التصنيف الغريزي وقدرات البحث.
- يتم تقليل الأخطاء في إدخال المعلومات وتصنيف الأرشيفات من خلال الفوترة الإلكترونية.
الامتثال والتوافق
- الالتزام بالشروط المشروعة ولوائح الرسوم.
- القدرة على مشاركة الطلبات بسهولة مع الشركات ومع الحكومة.
كيف تعمل الفاتورة الإلكترونية في عالم اليوم؟
تتضمن عملية الفوترة الإلكترونية عادةً الخطوات التالية:
1. يقوم المزود بإنتاج إيصال في نموذج إلكتروني موحد وينظمه من جانبه، وفقًا للمعايير والقواعد الحكومية أو الصناعية.
2. يتم إرسال الإيصال إلكترونيًا إلى المشترين، بانتظام من خلال شبكة أو منصة آمنة بينهم.
3. يحصل المشتري على الإيصال ويمكنه التعامل معه، مما يقلل من إدخال المعلومات يدويًا.
4. يتم استخدام العناصر الدقيقة للفاتورة الإلكترونية لأغراض مختلفة في جميع أنحاء العالم، مثل الإعلان عن الرسوم، ومعالجة الدفع، والتسوية المالية، وما إلى ذلك.
بعض أنواع الفواتير الأخرى
الفوترة الإلكترونية أصبحت منتشرة بشكل متزايد يوما بعد يوم؛ ولا تزال هناك أنواع أخرى من الطلبات قيد الاستخدام:
الفواتير الورقية
- يتم طباعة الطلبات التقليدية على الورق وإرسالها بالبريد.
- إنها تتطلب التعامل اليدوي وتتطلب موارد أكثر من الفواتير الإلكترونية.
فواتير PDF
- يتم إرسال الطلبات الإلكترونية بتنسيق PDF باستخدام البريد الإلكتروني.
- تقدم بعض فوائد الفوترة المتقدمة ولكنها تحتاج إلى التوحيد والميكنة للفوترة الإلكترونية.
- إرشادات وتنسيقات الفوترة الإلكترونية
- اعتمادًا على الدولة والصناعة، يتم استخدام تدابير ومجموعات مختلفة لـ الفوترة الإلكترونية. تتضمن بعض الحالات الشائعة ما يلي:
- المشتريات العامة الأوروبية عبر الإنترنت، أو PEPPOL، هو معيار رسمي للاتحاد الأوروبي للفوترة الإلكترونية في القطاع المفتوح في أي دولة.
- UBL تعني (لغة الأعمال العالمية):هو ترتيب قائم على XML للمستندات التجارية الإلكترونية.
- EDI تعني (توافق المعلومات الإلكترونية) هي مجموعة من المعايير لتداول التقارير التجارية إلكترونياً.
هل الفاتورة الإلكترونية ضرورية في عالم اليوم؟
أصبح اختيار الفوترة الإلكترونية أكثر اتساعًا في الدول، وفي بعض الحالات، تكون مطلوبة لشركات أو بورصات محددة تحتاج إلى الفوترة الإلكترونية:
- في الاتحاد الأوروبي، الفوترة الإلكترونية مطلوبة بشكل استثنائي لـ B2G (من الأعمال إلى الحكومة) المعاملات.
- بعض الدول، مثل المكسيك و البرازيل، لقد فرضت متطلبات الفوترة الإلكترونية الإلزامية على الشركات أو المؤسسات المحددة الاستفادة من هذه الخدمات.
- تعمل العديد من المنظمات والمكاتب الحكومية على تمكين مقدمي الخدمات أو إلزامهم باستخدام الفواتير الإلكترونية لتبسيط نماذج الحصول عليها وتسهيل عملهم.
كيف تشكل الفاتورة الإلكترونية ميزة للشركات والحكومات؟
توفر الفاتورة الإلكترونية نقاط اهتمام جديرة بالاهتمام لكل من الشركات والحكومات:
مزايا للشركات
- انخفاض التكاليف وتحقيق تقدم كبير في فعالية عملية الفوترة.
- أقساط أسرع وخطوات واسعة في التدفق النقدي.
- تحسين الأمن والامتثال للوائح.
- توسيع القدرة التنافسية من خلال أن تصبح المورد المفضل.
مزايا للحكومات
- التقدم في الامتثال للتقييم وانخفاض التهرب من التقييم.
- تبسيط نماذج الحصول على التراخيص وتخفيض التكاليف التنظيمية.
- زيادة الإنتاجية في التعامل مع الطلبات والمدفوعات.
- يهدف هذا إلى توفير معلومات متفوقة وجمعها وتحقيقها لصنع سياسات الموردين.
في الختام، تُشير الفوترة الإلكترونية إلى تغيير جذري في كيفية تعامل الشركات مع أساليبها. فهي تُمكّن المؤسسات من خفض التكاليف، وتعزيز كفاءتها، وتعزيز إجراءاتها الأمنية، واتباع الإجراءات القانونية. ومع ازدياد شعبية الفوترة الإلكترونية عالميًا، أصبحت أداةً بالغة الأهمية للشركات للحفاظ على تنافسيتها وكفاءتها في عصرنا الرقمي.
