شهد عالم التسوق الإلكتروني تطورًا سريعًا، وأصبح جزءًا من تفاعل الشركات والعملاء مع بعضهم البعض عبر الإنترنت. ومع تزايد المعاملات اليومية عبر الإنترنت، تواجه المتاجر مهمة تحسين كفاءة عملياتها، مع ضمان تلبية جميع المتطلبات والحفاظ على دقة عملياتها.
تلعب الفوترة الإلكترونية دورًا محوريًا في هذا التحول من خلال رقمنة وتوحيد كيفية إدارة الفواتير. سيتناول هذا الدليل أهمية الفوترة في المعاملات التجارية عبر الإنترنت، وكيف تتصدر Advintek ريادة تقديم حلول فوترة إلكترونية متطورة لمواقع التجارة الإلكترونية، مع التغلب على مختلف التحديات التي قد تنشأ.
ما هي معاملات التجارة الإلكترونية؟
عند إجراء معاملات التجارة الإلكترونية عبر شراء أو بيع السلع والخدمات عبر شبكات الإنترنت أو المنصات الرقمية الأخرى، تذكر أن هذه المعاملات قد تشمل جهات مثل الشركات والأفراد، بالإضافة إلى جهات حكومية ومؤسسات خاصة وعامة. تذكر، مع إمكانية الطلب عبر الإنترنت بسهولة وفي متناول يدك، إلا أن عمليات الدفع والتوصيل قد تتم إما عبر الإنترنت أو وجهاً لوجه!
الأهمية المتزايدة للفوترة الإلكترونية في التجارة الإلكترونية
مع تزايد انتشار المعاملات، أصبحت الفوترة أمرًا بالغ الأهمية لتبسيط إجراءات الفوترة وضمان الالتزام بقوانين الضرائب، مع تحسين مستويات الشفافية بشكل ملحوظ. وتلعب الفوترة الإلكترونية دورًا هامًا في منصات التجارة الإلكترونية، إذ تتغلب على أوجه القصور المرتبطة بالفوترة الورقية والعمليات اليدوية.
الفوائد الرئيسية للفوترة الإلكترونية في التجارة الإلكترونية:
- خفض التكاليف والكفاءة: إن أتمتة عملية إصدار الفواتير يمكن أن تساعد الشركات على توفير الأموال على نفقات الإدارة وتقليل مخاطر الأخطاء.
- تحسين الدقة والامتثال: تساعد الفواتير الإلكترونية في الوفاء بالالتزامات من خلال استخدام نماذج موحدة تحتوي على معلومات حيوية للامتثال للوائح الضريبية الإقليمية.
- دورات دفع أسرع: تساهم الفوترة الإلكترونية التلقائية في تسريع إجراءات الفوترة مما يؤدي إلى حلول الدفع وتعزيز السيولة.
- الممارسات الصديقة للبيئة: إن تقليل الاعتماد على الفواتير الورقية مفيد للبيئة، ويعزز الممارسات البيئية ويساهم في جهود الاستدامة.
كيف تعمل الفواتير الإلكترونية في معاملات التجارة الإلكترونية
في التجارة الإلكترونية، تتكون عملية الفوترة الإلكترونية عادةً من مراحل للحفاظ على الامتثال والدقة.
- إنشاء الفاتورة: عند الانتهاء من عملية الشراء على مواقع التجارة الإلكترونية، يتم إنشاء فاتورة أو إيصال إلكتروني تلقائيًا للمشتري وفقًا لتفضيلات التنسيق التي اختارها.
- التحقق من الصحة والامتثال: من المهم التأكد من أن الفاتورة الإلكترونية تلبي اللوائح الضريبية لأغراض التحقق والامتثال؛ ويجب أن تحتوي على تفاصيل مثل معلومات المشترين والبائعين بالإضافة إلى البيانات الضريبية وتصنيف المنتجات أو الخدمات المقدمة.
- التسليم للمشتري: عند التحقق من صحة الفاتورة الإلكترونية من قبل المشتري، يتم إرسالها إليه رقميًا، وإذا لم يكن المشتري بحاجة إلى فاتورة إلكترونية، فيمكن تلخيص المعاملات والإبلاغ عنها على أساس
- التقديم إلى السلطات الضريبية: وفي المناطق أو البلدان، قد يتعين أيضًا إرسال الفواتير الإلكترونية إلى هيئات الضرائب، مثل مجلس الإيرادات الداخلية في ماليزيا (IRBM) للموافقة عليها.
إصدار الفواتير الإلكترونية من خلال منصات التجارة الإلكترونية: المسؤوليات الرئيسية
تلعب مواقع التسوق عبر الإنترنت دورًا من خلال توفير الفواتير للمعاملات مع تغير المهام اعتمادًا على ما إذا كان المشتري يطلب فاتورة إلكترونية وما إذا كانت المعاملة تحتاج إلى الدمج؛
إصدار الفاتورة الإلكترونية أو الإيصال للمشترين:
- تعمل المنصة كمزود، حيث تُرسل الفاتورة مباشرةً إلى المشتري عند الحاجة للامتثال لقوانين الضرائب، مثل قانون ضريبة الدخل لعام ١٩٦٧ والقوانين ذات الصلة.
- إذا لم يطلب المشتري فاتورة من المنصة، فقد تُقدّم إيصالًا بدلاً من ذلك. عندما يكون إصدار الفواتير المجمعة مسموحًا به، يُمكن للمنصة جمع هذه المعاملات شهريًا. يُرجى إرسال الفاتورة الإلكترونية إلى IRBM خلال سبعة أيام من نهاية الشهر.
الفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع للتجار ومقدمي الخدمات:
- بعد إتمام المعاملة على موقع المنصة أو متجر التطبيقات، يقوم التاجر أو مزود الخدمة بإنشاء فاتورة آلية تُعرف باسم "الفوترة الذاتية"، والتي تُشير إلى تسوية قيمة المنتجات المباعة أو الخدمات المُقدمة.
- يتم استخدام الفاتورة الإلكترونية التي تحمل علامة "مولدة ذاتيًا" للالتزام باللوائح الضريبية دون تغيير جوهر المعاملة. يتولى النظام مسؤولية إنشاء الفاتورة الإلكترونية ذاتية التوليد وإرسالها إلى IRBM للتحقق منها، وفقًا لجدول البيان (أسبوعيًا أو شهريًا).
متطلبات البيانات التفصيلية للفواتير الإلكترونية
يجب أن تحتوي الفواتير الإلكترونية على حقول بيانات للالتزام بالقواعد واللوائح، لأغراض الامتثال. فيما يلي حقول البيانات التي يجب أن تتضمنها منصات التسوق عبر الإنترنت؛
- معلومات المشتري:
اسم: يجب على الشركات أو المؤسسات تقديم اسمها التجاري عند ملء النماذج والمستندات بينما يحتاج المواطنون الماليزيون إلى استخدام اسمهم كما هو مذكور في بطاقة Mykad الخاصة بهم ويجب على غير الماليزيين استخدام الاسم كما هو موضح في جواز سفرهم أو أي وثيقة هوية رسمية.
رقم التعريف الضريبي (TIN): سيتكون هذا من رقم تسجيل الشركة إذا كان متاحًا أو رمزًا عامًا، مثل "EI00000000020"، للشركات التي تفتقر إلى رقم التعريف الضريبي (TIN).
متطلبات رقم الهوية: اعتمادًا على نوع المشتري المشارك في عملية المعاملة؛ قد تشمل أشكال التعريف المقبولة بطاقة Mykad (الهوية الوطنية) أو الهوية العسكرية (Mytentera) أو رقم جواز السفر أو رمزًا عامًا إذا لم يتم توفير رقم تعريف محدد.
- معلومات المورد:
اسم: سواء كان اسم الشركة للشركات أو الاسم الكامل للأفراد، وفقًا للسجلات.
رقم التعريف الضريبي: هذه التفاصيل ضرورية، لكلا الشركات الدولية، وفقًا لمواصفات المشتري.
العنوان ورقم الاتصال: يرجى التأكد من تقديم تفاصيل العنوان، بما في ذلك عناوين العمل والسكن بالإضافة إلى معلومات الاتصال مثل أرقام الهواتف، في اتصالاتك.
- تفاصيل المعاملة والمنتج/الخدمة:
رموز التصنيف: يتم تمثيل هذه الرموز برمز مكون من 3 أرقام، في الكتالوج لتصنيف المنتجات أو الخدمات (على سبيل المثال "000"، إلى "999").
تفاصيل الضريبة المطلوبة: يرجى تقديم جميع المعلومات الضريبية بما في ذلك رقم تسجيل SST (ضريبة المبيعات والخدمات) وتحديد ما إذا كان عملك مسجلاً في SST.
التعامل مع الفواتير الإلكترونية المجمعة
بالنسبة للمشترين الذين لا يطلبون فواتير، قد تقوم مواقع التسوق عبر الإنترنت بدمج المعاملات وتوفير فاتورة إلكترونية واحدة تلخص جميع المشتريات التي تمت.
- التوحيد الشهري: يمكنك دمج المعاملات شهريًا ما لم تكن هناك استثناءات مذكورة ضمن القواعد.
- الجدول الزمني للتقديم: ينبغي إرسال الفاتورة الإلكترونية المجمعة إلى IRBM في غضون أسبوع من الشهر المنتهي.
- حقول البيانات: يجب أن تلتزم الفاتورة الإلكترونية المجمعة بجميع معايير البيانات المحددة في الملحقين 1 و2 من إرشادات الفاتورة الإلكترونية.
حلول الفوترة الإلكترونية الشاملة من Advintek
توفر منصة Advinteks حلاً سهل الاستخدام للفوترة، مُصممًا خصيصًا لمؤسسات التجارة الإلكترونية. يُبسّط هذا الحل العمليات من خلال الالتزام بقوانين الضرائب العالمية، مع تحسين الفعالية والدقة.
الميزات الرئيسية لمنصة الفوترة الإلكترونية من Advintek:
- فحوصات الامتثال الآلية: تم إنشاء نظام Advinteks لضمان امتثال كل فاتورة للمتطلبات لتقليل فرص حدوث مضاعفات متعلقة بالضرائب.
- التكامل السلس: تندمج المنصة بشكل سلس مع أنظمة التجارة الإلكترونية من خلال أتمتة عملية إنشاء الفواتير الإلكترونية والفواتير ذاتية الدفع.
- سير العمل القابل للتخصيص: تتمتع الشركات بالمرونة اللازمة لتخصيص عملية إصدار الفواتير وفقًا لمتطلباتها من خلال تحديد عدد مرات إرسال البيانات.
- تتبع البيانات في الوقت الحقيقي: يتمتع المستخدمون بالقدرة على البقاء على اطلاع دائم بالمعلومات حول حالة الفواتير في الوقت المناسب، فضلاً عن تتبع المدفوعات وإرسال التقارير إلى السلطات الضريبية مثل IRBM.
التحديات التي تواجه شركات التجارة الإلكترونية التي لا تستخدم الفوترة الإلكترونية
إن إدارة الأعمال دون نظام الفوترة يأتي مع المخاطر مثل،
- الأخطاء اليدوية: يمكن أن تؤدي الأخطاء في العمليات مثل الفواتير الورقية إلى حدوث أخطاء قد تؤدي إلى الخلافات والتأخيرات.
- دورات الدفع البطيئة: تأخير في استلام المدفوعات؛ قد تؤدي الإجراءات اليدوية إلى تمديد المدة اللازمة لاستلام المدفوعات.
- قضايا الامتثال التنظيمي: إن عدم الامتثال للأنظمة الضريبية قد يؤدي إلى فرض عقوبات تتعلق بقضايا الامتثال.
خاتمة
أدفينتيك تُوفر حلول الفوترة الإلكترونية لشركات التجارة الإلكترونية طريقة فعّالة وموثوقة وقابلة للتطوير لإدارة الفواتير والامتثال. ومن خلال تبني أدفينتيك من خلال هذه المنصة، يمكن للشركات التخلص من تحديات الفوترة اليدوية، وتحسين التدفق النقدي، والتركيز على النمو. لا تقتصر الفوترة الإلكترونية على الامتثال فحسب، بل تهدف أيضًا إلى إرساء نهج مبسط وحديث لعمليات الأعمال.
