الفوترة الإلكترونية يُغيّر هذا النظام كيفية تعامل الشركات مع المعاملات وإعداد التقارير الضريبية، مع ضمان الامتثال الفعال. تُعدّ الفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع من بين أنواع الفواتير الإلكترونية الأخرى، حيث يُنشئها المشتري، ثم المورد في ظروف مُحددة. يُقدّم هذا الدليل نظرةً على الفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع، مُوضّحًا ماهيتها ومتى تُستخدم، بالإضافة إلى نصائح للامتثال للأنظمة. دعونا نُلقي نظرةً على هذه الفكرة ونُحلل الحالات التي تُستخدم فيها الفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع، مع الأخذ في الاعتبار كيفية ضمان الشركات لمعالجتها بشكل صحيح.
ما هي الفاتورة الإلكترونية ذاتية الدفع؟
في مجال الفواتير الإلكترونية، يكمن مفهوم الفاتورة المُعَيَّنة ذاتيًا، حيث يتولى المشتري إصدار فاتورة البائع أو المورد المُشارك في عملية المعاملة. غالبًا ما تُطبِّق الهيئات الضريبية هذه الممارسة في ظل ظروف مُعيَّنة لتسهيل إدارة السجلات الضريبية بدقة، وتعزيز كفاءة مراقبة المعاملات، مع التركيز على تعزيز الشفافية والنزاهة في المعاملات المالية. يُمكن من خلال اعتماد منهجية الفوترة الذاتية هذه في بعض سيناريوهات المعاملات التي تُحدِّدها الهيئات الضريبية واللوائح، سد أي تباينات بين السجلات المحاسبية التي يحتفظ بها كلٌّ من المشتري والمورد المُشارك في عملية التدقيق، مما يُبسِّط عملية التدقيق أثناء عمليات التدقيق.
متى يكون إصدار الفاتورة الإلكترونية ذاتيًا ضروريًا؟
ليس إصدار فاتورة إلكترونية ذاتية الدفع إلزاميًا لكل معاملة. ومع ذلك، هناك حالات محددة تُلزم بإصدار فاتورة إلكترونية ذاتية الدفع. وتشمل هذه الحالات:
- المدفوعات إلى الوكلاء أو التجار أو الموزعين
عند قيام الشركات بدفع مبالغ للوكلاء أو التجار أو الموزعين مقابل خدمات مُقدمة أو منتجات مُباعة، فإنها مُلزمة بإصدار فاتورة إلكترونية ذاتية الدفع. تضمن هذه الممارسة تسجيل الدفعة لأغراض ضريبية، وتُساعد على تتبع العمولات أو الرسوم المدفوعة لممثلي الجهات الخارجية بدقة. يجب على المشتري إعداد الفاتورة التي تُوضح تفاصيل الدفعة والخدمة المُقدمة وأي ضرائب مُرتبطة بها.
- المعاملات التي تشمل الموردين الأجانب
في حال توريد سلع أو خدمات من جهات أجنبية غير مسجلة ضريبيًا في الدولة، يجب على المشتري المحلي إصدار فاتورة إلكترونية ذاتية الدفع. يُساعد هذا الشرط السلطات الضريبية المحلية على تتبع تدفق السلع والخدمات عبر الحدود، ويضمن تطبيق الرسوم والضرائب بشكل صحيح. يجب أن تُراعي عملية الفوترة الذاتية تحويلات العملات الأجنبية، وضرائب الاستيراد المطبقة، وأي رسوم أخرى ذات صلة.
- توزيع الأرباح
عند توزيع الشركات أرباحها على المساهمين أو المستفيدين الآخرين، يُطلب منها إصدار فاتورة إلكترونية ذاتية الدفع. ويُعد هذا الأمر بالغ الأهمية في الحالات التي لا يكون فيها المستفيد كيانًا تجاريًا. وتُعدّ الفاتورة بمثابة سجل لتوزيع الأرباح، وتُساعد في توثيق الآثار الضريبية المرتبطة بتوزيعات الأرباح، مما يضمن الامتثال للوائح الضريبية المحلية.
- معاملات التجارة الإلكترونية
تُستخدم الفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع على نطاق واسع في قطاع التجارة الإلكترونية، لا سيما للخدمات التي يقدمها التجار المستقلون، وشركاء التوصيل، والعاملون المستقلون. على سبيل المثال، قد تحتاج المنصات الإلكترونية إلى إصدار فاتورة إلكترونية ذاتية الدفع لسائقي أو سائقي التوصيل مقابل خدماتهم. يضمن هذا توثيق جميع الأنشطة المالية التي تتم عبر المنصة توثيقًا دقيقًا، مما يساعد شركات التجارة الإلكترونية على الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة والوفاء بالمعايير التنظيمية.
- مدفوعات الفائزين في الرهانات والألعاب
يُطلب من شركات المراهنات والألعاب المرخصة إصدار فواتير إلكترونية ذاتية الدفع عند صرف أرباحها للأفراد. يضمن ذلك الإبلاغ عن جميع الأرباح للسلطات الضريبية، ويساعد في تتبع التدفقات المالية في قطاع الألعاب. تُفصّل الفاتورة ذاتية الدفع المبلغ المكتسب، ومعلومات المستلم، وأي ضرائب سارية قد تُخصم من الأرباح.
- المعاملات مع الأفراد الذين لا يمارسون أعمالًا تجارية
عند شراء شركة سلعًا أو خدمات من فرد لا يدير نشاطًا تجاريًا (مثل شراء سلعة مستعملة من بائع خاص)، يجب على المشتري إصدار فاتورة إلكترونية ذاتية الدفع. تساعد هذه الممارسة في تسجيل المعاملة لأغراض ضريبية، وتوفر للبائع توثيقًا لعملية البيع. تضمن الفاتورة الذاتية في هذه الحالات الامتثال للوائح الضريبية، حتى لو لم يكن البائع ملزمًا بإصدار فاتورة بنفسه.
- مدفوعات الفائدة
يُشترط أيضًا إصدار فاتورة إلكترونية ذاتية الدفع لبعض مدفوعات الفوائد، خاصةً عند سدادها لجهات غير المؤسسات المالية التي تُقدم خدمات الإقراض العام. على سبيل المثال، إذا اقترضت شركة أموالًا من شركة أخرى ودفعت فوائد على القرض، فيجب عليها إصدار فاتورة إلكترونية ذاتية الدفع للمُقرض. مع ذلك، تُطبق بعض الاستثناءات، مثل المدفوعات للبنوك مقابل قروض الرهن العقاري أو غيرها من الخدمات المالية الخاضعة للتنظيم.
- مطالبات التأمين والتعويضات
يجب على شركات التأمين إصدار فواتير إلكترونية ذاتية الدفع للمدفوعات المُقدمة لحاملي وثائق التأمين أو المستفيدين من المطالبات أو التعويضات أو غيرها من المزايا. يُساعد هذا على ضمان تسجيل جميع المدفوعات المتعلقة بالمطالبات بشكل صحيح للأغراض الضريبية والتنظيمية، مما يُقلل من خطر النزاعات حول المدفوعات، ويُساعد شركات التأمين على الاحتفاظ بسجلات مالية واضحة.
أمثلة على حالات الفاتورة الإلكترونية ذاتية الدفع
ولتوضيح المفهوم بشكل أفضل، فيما يلي بعض الأمثلة العملية التي توضح متى وكيف ينبغي إصدار الفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع:
- المثال 1: الدفع للأفراد
لنفترض أن شركة اشترت جهاز ألعاب مستعملًا من شخص لا يمارس أي نشاط تجاري. في هذه الحالة، يتعين على الشركة إصدار فاتورة إلكترونية ذاتية الدفع لتوثيق المعاملة. تُعدّ هذه الفاتورة الإلكترونية دليلًا على التكلفة للمشتري، وتضمن تسجيل البيع لأغراض ضريبية.
- المثال 2: دخل الإيجار من مالكي العقارات غير التجارية
إذا استأجرت شركة مساحات مكتبية من أفراد لا يمارسون نشاطًا تجاريًا، فيجب عليها إصدار فواتير إلكترونية منفصلة لكل مالك بناءً على نسبة ملكيته. يُساعد هذا على توثيق نفقات الإيجار بدقة ويضمن الامتثال للوائح الضريبية.
- المثال 3: مدفوعات الفائدة على القروض بين الشركات
يجب على الشركة التابعة التي تقترض من شركتها الأم إصدار فاتورة إلكترونية ذاتية الدفع لسداد فوائد القرض. يضمن هذا تسجيل مصاريف الفوائد بشكل صحيح ومعالجة أي آثار ضريبية مطبقة.
دور المشتري في الفوترة الإلكترونية ذاتية الدفع
عند إصدار فاتورة إلكترونية ذاتية الدفع، يتحمل المشتري مسؤولية ضمان إعداد الفاتورة بشكل صحيح وتوافقها مع المعايير التنظيمية. يجب على المشتري:
- تولي دور المورد
يقوم المشتري بدور المورّد في إصدار الفاتورة. هذا يعني أن المشتري مسؤول عن تضمين جميع التفاصيل الضرورية التي تظهر عادةً في الفاتورة الصادرة عن المورّد، مثل اسم المورّد، ورقم التعريف الضريبي، ومعلومات الاتصال.
- مشاركة الفاتورة المعتمدة
بعد تقديم الفاتورة الإلكترونية ذاتية الدفع والتحقق من صحتها من قِبل IRBM، يجب مشاركتها مع المورد الأصلي. تُعدّ الفاتورة المُتحقق من صحتها وثيقةً رسميةً يمكن للطرفين استخدامها لأغراض الإبلاغ الضريبي. يمكن للمشتري مشاركة تمثيل مرئي للفاتورة الإلكترونية، كملف PDF مع رمز الاستجابة السريعة للتحقق من صحتها.
- تضمين رمز الاستجابة السريعة للتحقق
لتسهيل التحقق، يجب أن يتضمن العرض المرئي للفاتورة الإلكترونية ذاتية الدفع رمز الاستجابة السريعة (QR code). يسمح هذا الرمز للمورد أو السلطات الضريبية للتأكد بسرعة من صحة الفاتورة الإلكترونية من خلال بوابة MyInvois، والتأكد من تسجيل الفاتورة بشكل صحيح في النظام.
المعلومات المطلوبة للفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع
للامتثال للوائح، يجب أن تتضمن الفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع حقول بيانات محددة:
- اسم المورد ومعرفتهبالنسبة للشركات، يشمل ذلك اسم الشركة المسجل ورقم التعريف الضريبي. بالنسبة للأفراد، قد يشمل ذلك رقم الهوية الوطنية (مثل MyKad) أو رقم جواز السفر لغير الماليزيين.
- عنوان المورد ومعلومات الاتصال:يجب أن يكون العنوان هو مكان عمل المورد أو مكان إقامته، ويجب توفير رقم الاتصال.
- رقم التعريف الضريبي (TIN)هذا ضروري لأغراض التتبع والتنظيم. تتوفر رموز بديلة في حال عدم تقديم رقم التعريف الضريبي.
- وصف السلع أو الخدمات:وصف موجز ولكن واضح للمنتجات أو الخدمات المتعلقة بالمعاملة.
- رمز التصنيف:رقم تصنيف قياسي يصنف طبيعة السلع أو الخدمات.
- رقم مرجع المستند:تستخدم لتتبع الفاتورة داخليًا ضمن نظام المشتري.
التنقل بين الحالات الخاصة والاستثناءات
- المعاملات التي يتوجب فيها على المورد إصدار فاتورة
هناك حالات يُلزم فيها القانون المورّد بإصدار فاتورة إلكترونية، كما هو الحال في الخدمات المالية المُنظّمة. في هذه الحالات، تقع مسؤولية إصدار الفاتورة على عاتق المورّد. - الإيصالات اليدوية لبعض البائعين الصغار
يمكن للبائعين الذين لم يُطلب منهم بعد استخدام الفوترة الإلكترونية، مثل مشغلي الأكشاك الصغيرة، الاستمرار في إصدار الإيصالات اليدوية حتى يدخل متطلب الفوترة الإلكترونية الكامل حيز التنفيذ في يوليو 2025. - امتيازات للتمثيلات البصرية
حتى يتم التنفيذ الكامل، قد تسمح IRBM بتنازلات مؤقتة، حيث قد يكون مشاركة التمثيل المرئي للفاتورة الإلكترونية بدون رمز الاستجابة السريعة كافياً.
الامتثال للوائح IRBM
يضمن الامتثال المناسب أن تتمكن الشركات من تجنب العقوبات والحفاظ على العمليات السلسة:
- الإرسال عبر بوابة MyInvois أو واجهة برمجة التطبيقات (API)
يجب استخدام بوابة MyInvois أو واجهة برمجة التطبيقات (API) لإرسال الفواتير الإلكترونية، وذلك حسب إعدادات نظام المشتري. يجب تضمين رمز الاستجابة السريعة (QR) في المستند النهائي عند كل إرسال. - التحقق وحفظ السجلات
تؤكد عملية التحقق من صحة الفاتورة الإلكترونية من خلال نظام إدارة علاقات العملاء (IRBM). بعد التحقق، يتعين على الشركات الاحتفاظ بسجلات لعمليات التدقيق والتقارير التنظيمية. - رموز نائبة للمعلومات المفقودة
عندما لا تتوفر معلومات مثل TIN، فيجب استخدام رموز نائبة محددة يوفرها IRBM لتجنب أخطاء المعالجة.
كيف تُعزز الفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع الكفاءة
يوفر اعتماد الفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع العديد من الفوائد:
- تحسين الدقة في إعداد التقارير الضريبية: من خلال توحيد عملية الفوترة، تعمل الفواتير الذاتية على تقليل التناقضات في السجلات المالية، مما يضمن الإبلاغ عن الضرائب بدقة.
- يقلل من عبء العمل الإداري: بفضل المعالجة الإلكترونية، تستطيع الشركات التخلص من الأعمال الورقية المكررة وأتمتة عملية إصدار الفواتير، مما يوفر الوقت لمهام أكثر استراتيجية.
- تعزيز مسارات التدقيق: توفر الفاتورة الإلكترونية ذاتية الدفع والمصدقة مسار تدقيق غير قابل للتغيير، وهو أمر مفيد أثناء عمليات تدقيق الضرائب والتحقق من الامتثال.
- ضمان التوافق مع المتطلبات التنظيمية:تساعد الفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع الشركات على البقاء متوافقة مع قوانين الضرائب المتطورة وتقليل خطر الغرامات بسبب عدم الامتثال.
الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها في الفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع
- استبعاد التفاصيل الهامة: يمكن أن تؤدي الإغفالات، مثل رقم التعريف الضريبي المفقود أو رمز التصنيف غير الصحيح، إلى فشل التحقق.
- المماطلة في تقديم الفاتورة: إن التأخير في تقديم الفواتير الإلكترونية قد يؤدي إلى فرض عقوبات أو فقدان فرص خصم الضرائب.
- فشل في تأكيد حالة التحقق: تأكد دائمًا من صحة الفاتورة قبل استخدامها كوثيقة لأغراض ضريبية.
الاستعداد للتنفيذ الكامل في عام 2025
يتطلب التحول إلى الفوترة الإلكترونية الإلزامية في الأول من يوليو 2025 التحضير:
- تدريب الموظفين والموردين: ينبغي على الشركات تثقيف الموظفين والبائعين حول متطلبات واستخدام منصات الفوترة الإلكترونية مثل MyInvois لضمان انتقال سلس.
- الاستثمار في برامج الفوترة الإلكترونية: سيكون الترقية إلى برنامج الفوترة الإلكترونية المتوافق أمرًا بالغ الأهمية لمعالجة الفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع وإرسالها بكفاءة.
- البقاء على اطلاع على التغييرات التنظيمية:يمكن أن تتطور اللوائح، لذا تحتاج الشركات إلى مراقبة التحديثات من IRBM بشكل منتظم لتجنب مشكلات الامتثال.
الاستنتاج: تبسيط الفواتير الإلكترونية مع Advintek
أدفينتيك يوفر حلاً شاملاً للتعامل مع تعقيدات الفوترة الإلكترونية. مع ميزات مصممة خصيصًا للفواتير الإلكترونية ذاتية الدفع، أدفينتيك يبسط الامتثال من خلال أتمتة عملية الإصدار والتقديم والتحقق.
تتكامل منصتنا مع نظام MyInvois، مما يسمح للشركات بإنشاء فواتير إلكترونية دقيقة مع الالتزام بالمعايير التنظيمية. ثقة أدفينتيك لتبسيط عمليات الفوترة الخاصة بك، وتقليل الأعباء الإدارية، والحفاظ على امتثال عملك في ظل المشهد التنظيمي المتطور.
