تحدي:
كان العميل يُدير نظامًا معقدًا للفواتير، حيث تأتي البيانات من عدة أنظمة، ومحركات فوترة، وبوابات عملاء، وتعديلات يدوية. وقد أدت أخطاء مثل تكرار عمليات الإرسال، وعدم تطابق المبالغ، وفقدان المراجع إلى تأخير في عملية المطابقة، وأثرت على دقة التقارير، وصعّبت عملية تتبع الامتثال لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية الصادرة عن إدارة علاقات العملاء (IRBM). وكانوا بحاجة إلى طريقة لمراقبة أداء الفواتير في الوقت الفعلي، ومطابقة المعاملات، واكتشاف أي خلل، وضمان دقة البيانات في جميع مراحل الإرسال.
حل:
قمنا بنشر لوحة معلومات متطورة للتحليلات والمطابقة، مدمجة مع نظام الفاتورة الإلكترونية. مكّن هذا من الاطلاع الفوري على حالة الفاتورة، ومراقبة الاستثناءات، والتحقق المتقاطع السلس بين السجلات الداخلية وبيانات إرسال IRBM.
لقد مكّن الحل عميلنا من:
- تتبع دورة حياة الفاتورة في الوقت الفعلي:
عرضت لوحات المعلومات الحالة في الوقت الفعلي لكل فاتورة مدرجة في قائمة الانتظار أو مقدمة أو تم التحقق من صحتها أو مرفوضة عبر جميع الكيانات، مما يتيح الرؤية الكاملة والتدخلات في الوقت المناسب. - التوفيق بين البيانات الداخلية وبيانات LHDN:
قامت المنصة بالتحقق من بيانات فواتير ERP الداخلية مع السجلات المعتمدة من LHDN لتحديد أي تباين في الإجماليات أو رموز الضرائب أو حالات الموافقة. وتم الإبلاغ عن أي تباينات فورًا. - اكتشاف الشذوذ تلقائيًا:
سلطت منطق التعلم الآلي الضوء على الأنماط مثل الرفض المتكرر من وحدات أعمال محددة، أو تسلسل الفواتير المفقودة، أو التأخير في الإرسال. - إنشاء تقارير مفيدة:
يمكن لفرق التمويل تصدير تقارير مخصصة حسب الحالة أو نطاق التاريخ أو سبب الرفض أو كيان العمل، مما يدعم عمليات الإغلاق بشكل أسرع وإعداد تقارير الامتثال.
خدماتنا
- لوحة معلومات تحليلية مع موجزات بيانات في الوقت الفعلي
- محرك المصالحة لمطابقة الفواتير
- تحليلات وتنبيهات الأخطاء الاستباقية
- التصفية متعددة الكيانات وعبر الفترات
- ميزات التقارير المخصصة والتصدير
النتائج الرئيسية
- تحسين دقة الامتثال
انخفضت معدلات عدم تطابق الفواتير بنسبة تزيد عن 90% حيث تم اكتشاف التناقضات وحلها بشكل استباقي قبل إغلاق نهاية الشهر أو فترات التدقيق. - تسوية أسرع لنهاية الشهر
ما كان يستغرق من 3 إلى 5 أيام لمطابقة الفواتير أصبح الآن يستغرق أقل من 24 ساعة بفضل المطابقة الآلية والإشارة إلى الأخطاء. - رؤية تشغيلية أكبر
اكتسب العميل رؤية واضحة حول أسباب الرفض المتكررة، وفجوات العملية، والأداء على مستوى الوحدة، مما يسمح بتحسينات العملية القائمة على البيانات. - زيادة الثقة والتحكم
يمكن للقيادة المالية مراقبة صحة عمليات الفواتير في الوقت الفعلي، مما يضمن اتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب وسير عمل تقديم الضرائب بشكل أكثر سلاسة.
خاتمة
تُظهر هذه الحالة كيف أن دمج التحليلات والتسويات مع الفوترة الإلكترونية لا يقتصر على تحقيق الامتثال فحسب؛ بل يُمكّن فرق الشؤون المالية من اكتشاف المشكلات مبكرًا، وإقفال الحسابات بشكل أسرع، وضمان تقارير مالية موثوقة. يمكن للشركات التي تتعامل مع أحجام كبيرة أو كيانات متعددة الاستفادة بشكل كبير من هذه الطبقة الإضافية من التحكم والشفافية والفهم العميق.
