تحدي:
أصدر العميل آلاف الفواتير شهريًا عبر جهات ودوائر قضائية مختلفة. ومع تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية في ماليزيا، احتاج إلى طريقة لا تقتصر على تقديم الفواتير وفقًا لقانون LHDN فحسب، بل تشمل أيضًا تخزينها بشكل آمن بصيغة رقمية، والاحتفاظ بالسجلات لعمليات التدقيق، وضمان سهولة استرجاعها لأغراض خدمة العملاء وتقديم الإقرارات الضريبية. افتقرت أنظمتهم الحالية إلى الأرشفة المركزية، وكان استرجاع المستندات يستغرق وقتًا طويلاً ويشتت بين الإدارات.
حل:
لقد قمنا بتنفيذ وحدة أرشفة رقمية متكاملة بالكامل مع منصة الفاتورة الإلكترونية، وهي مصممة لتخزين وتشفير وفهرسة واسترجاع جميع المستندات المعتمدة من قبل LHDN في بيئة مركزية وآمنة.
لقد مكّن الحل عميلنا من:
- تخزين الفواتير الإلكترونية بشكل آمن:
تم تشفير جميع الفواتير الإلكترونية المقدمة والموافق عليها بما في ذلك مذكرات الائتمان ومذكرات الخصم وتم أرشفتها وفقًا لأنظمة الاحتفاظ بالبيانات المحلية، مما يضمن تخزينًا آمنًا ومقاومًا للتلاعب. - تمكين البحث والاسترجاع السريع:
تمت فهرسة الفواتير باستخدام سمات متعددة، مثل رقم الفاتورة، واسم العميل، والرقم الضريبي، وتاريخ المعاملة، ومعرف LHDN الفريد. وأمكن للموظفين استرجاع السجلات فورًا عبر بوابة الخدمة الذاتية. - الحفاظ على مسارات التدقيق الكاملة:
تم ربط كل مستند مؤرشف بالبيانات الوصفية، بما في ذلك طوابع زمنية للإرسال، وسجلات استجابة LHDN، وأي سجل تصحيح أو إلغاء، مما يجعل النظام جاهزًا للتدقيق بالكامل. - دعم الاحتفاظ لعدة سنوات:
تم تكوين المنصة لدعم أكثر من 7 سنوات من الاحتفاظ مع توفر عالٍ وإمكانية النسخ الاحتياطي لتلبية الالتزامات التنظيمية طويلة الأجل.
خدماتنا
- أرشفة المستندات المشفرة المستندة إلى السحابة
- وضع علامات البيانات الوصفية وفهرسة النص الكامل
- بوابة استرجاع الفواتير ذاتية الخدمة
- التحكم في الوصول القائم على الأدوار وتسجيل التدقيق
- تكوين الاحتفاظ طويل الأمد والامتثال
النتائج الرئيسية
- الامتثال التنظيمي والاستعداد
استوفى العميل جميع متطلبات الاحتفاظ بالبيانات بموجب قواعد الفاتورة الإلكترونية في ماليزيا وكان مستعدًا تمامًا للتدقيق الضريبي والمقارنات. - أوقات استجابة داخلية أسرع
انخفض وقت استرجاع الفاتورة من عدة ساعات إلى بضع ثوانٍ، مما يسمح لفريق خدمة العملاء وفريق التمويل بالرد على الاستفسارات بكفاءة أكبر. - تحسين أمن البيانات
تم تخزين جميع بيانات الفاتورة في بيئة آمنة ومشفرة مع عناصر تحكم في الوصول وسجلات النشاط لمنع الوصول غير المصرح به أو التلاعب بالبيانات. - الكفاءة التشغيلية
بفضل إمكانية الوصول المركزية وإمكانيات البحث السريع، تمكن العميل من تقليل العبء الإداري المرتبط بتتبع المستندات والتحضير لموسم الضرائب بشكل كبير.
خاتمة
من خلال رقمنة وتخزين الفواتير الإلكترونية مركزيًا، عزز العميل التزامه باللوائح، وخفّض التكاليف التشغيلية، وحصل على وصول سريع وآمن إلى سجلات الفواتير الأساسية. توضح هذه الحالة كيف أن الأرشفة الآمنة لا تقتصر على المتطلبات التنظيمية فحسب، بل هي ميزة استراتيجية تُحسّن مرونة الأعمال وشفافيتها وحوكمتها على المدى الطويل.
