الفوترة الإلكترونية: حل آمن ضد عمليات الاحتيال عبر البريد الإلكتروني في ماليزيا

تكتسب عمليات الاحتيال المتعلقة بفواتير البريد الإلكتروني زخمًا سريعًا باعتبارها واحدة من أكبر مخاوف الأمن السيبراني للشركات.

ترسم الإحصائيات الأخيرة صورة مثيرة للقلق.

في أستراليا، على سبيل المثال، أبلغت الشركات عن خسائر بقيمة $23.2 مليون دولار أمريكي نتيجة عمليات الاحتيال في عام 2022، وشهدت عمليات الاحتيال في الفواتير - المعروفة أيضًا باسم عمليات الاحتيال بالفواتير الزائفة - أكبر زيادة على مدار العام. وارتفعت بلاغات عمليات الاحتيال بالفواتير الزائفة بمقدار 1,174% في عام 2022، مما ساهم في خسائر بقيمة $8.6 مليون دولار أمريكي.

تظهر بيانات لجنة المنافسة والمستهلك الأسترالية (ACCC) أن الشركات الصغيرة معرضة بشكل خاص لخطر اختراق البريد الإلكتروني، مما يفتح الباب أمام تغيير الفواتير أو تزويرها.

كيف تحدث عمليات الاحتيال عبر الفواتير عبر البريد الإلكتروني

أصبحت استراتيجيات المحتالين أكثر تعقيدًا، مما يُشكل خطرًا حقيقيًا حتى على أكثر الشركات خبرةً في مجال الأمن السيبراني وعملائها. من بين أكثر هذه الأساليب شيوعًا:

• الفواتير المزورة: يقوم المحتالون باختراق البريد الإلكتروني الخاص بالشركة وإرسال فواتير مزيفة إلى العملاء، مع إرسال الأموال إلى الحساب المصرفي للمحتال.
• التضليل: يقوم المحتالون بإرسال بريد إلكتروني من عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالشركة يطلبون من العميل الدفع إلى حساب بنكي مختلف، مشيرين إلى خطأ إداري.
• الفواتير المعدلة: يقوم المحتالون باعتراض فاتورة وتغيير تفاصيل الحساب المصرفي الموجودة على الفاتورة إلى الحساب المصرفي للمحتال.

غالبًا ما تأتي الفواتير ورسائل البريد الإلكتروني الاحتيالية من حساب بريد إلكتروني شرعي للشركة، مما يجعل من الصعب بشكل خاص على المستلمين اكتشاف الاحتيال.

ليس هذا فحسب، بل يُنشئ بعض المحتالين قواعد إعادة توجيه تلقائية في بريد الشركة الإلكتروني لإخفاء هويتهم. إذا ردّ العميل على رسالة البريد الإلكتروني التي تستفسر عن الفاتورة، يُمكن للمحتال الردّ دون علم الشركة.

يمكن للمحتالين أيضًا إعداد قواعد تصفية لحذف جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة، بحيث لا يمكن اكتشاف رسائلهم وفواتيرهم الاحتيالية بسهولة.

معالجة المشكلة

أصبحت الفواتير المرسلة عبر البريد الإلكتروني أكثر عرضة للاختراق والتزوير، كما لاحظنا مع تزايد عمليات الاحتيال عبر البريد الإلكتروني. كما يمكن بسهولة إرسالها إلى الشخص الخطأ.

وعلى نحو مماثل، قد تتعرض الفواتير الورقية للضياع في البريد، وهو ما يشكل مرة أخرى خطراً أمنياً.

إذن ما هو البديل؟

الفوترة الإلكترونية هي طريقة آمنة وموحدة لإرسال الفواتير رقميًا بين برامج المحاسبة الخاصة بالشركات وعملائها. وتختلف هذه الطريقة عن إرسال فاتورة بصيغة PDF عبر البريد الإلكتروني، حيث تُرسل الفاتورة الإلكترونية مباشرةً من نظام محاسبي إلى آخر عبر شبكة آمنة تُسمى Peppol.

هناك العديد من الفوائد للفوترة الإلكترونية، ولكن أحد أهم هذه الفوائد هو تعزيز الأمان.

باستخدام الفوترة الإلكترونية، يتم التحقق من تفاصيل المرسل والمستقبل، ويتم الاحتفاظ بسجلات التدقيق، ويتم اتباع بروتوكولات صارمة لتقليل مخاطر الاحتيال أو النصب.

تتمتع شبكة الفوترة الإلكترونية بمتطلبات أمنية قوية ومتعددة الطبقات، تشمل التشفير، وشهادة الأمان (ISO27001 أو ASD/NZISM)، والامتثال لمبدأ "اعرف عميلك" (KYC). في ماليزيا، يتم التحقق من مُرسِل الفاتورة الإلكترونية ومُستقبِلها من قِبل جهات تسجيل الأعمال المختصة.

لا يمكن أيضًا إعادة توجيه الفواتير الإلكترونية عبر البريد الإلكتروني، مما يعني أنه لا يمكن استلامها إلا من قبل الشخص الذي من المفترض أن يتلقاها - مما يقلل من احتمالية تعرض البيانات الحساسة للخطر.

توفير فواتير آمنة وسريعة وفعالة من حيث التكلفة للمؤسسات

في ماليزيا، تُشجّع الحكومة على استخدام الفوترة الإلكترونية كوسيلة لتعزيز أمن المعاملات وتبسيط إجراءات الفوترة. وتشجع الحكومة الشركات على اعتماد الفوترة الإلكترونية للحماية من عمليات الاحتيال وتعزيز كفاءة عملياتها.

مع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن بيانات فاتورتك متاحة فقط لشركائك التجاريين ضمن برامجهم، ولا يمكن لأي جهة تنظيمية خارجية الاطلاع عليها.

إلى جانب تعزيز الأمان، فإن اعتماد الفوترة الإلكترونية عبر شبكة Peppol له مزايا ملحوظة أخرى، بما في ذلك:

• تصل إلى 66% في تقديرات توفير التكلفة، مع تكاليف معالجة أقل من $10 لكل فاتورة إلكترونية مقابل ما يصل إلى $30 لفواتير PDF المرسلة عبر البريد الإلكتروني.
• دفع أسرع - تقوم العديد من الوكالات الحكومية الماليزية بدفع الفواتير الإلكترونية ضمن إطار زمني محدد، مما يحسن التدفق النقدي للشركات بشكل كبير.
• القدرة على إجراء المعاملات مع أي مشارك آخر في Peppol على مستوى العالم، مع الحاجة إلى معيار واحد فقط.

أدفينتيك – ماليزيا: الفوترة الإلكترونية أصبحت أسهل

تُنشئ شركة أدفينتيك - ماليزيا، وتُقدم، وتُصان البنية التحتية التكنولوجية اللازمة للشركات والمؤسسات الحكومية الماليزية لإرسال واستقبال الفواتير الإلكترونية عبر شبكة بيبول. وتستخدم أدفينتيك - ماليزيا تقنيتها لتسهيل عمليات الفوترة الإلكترونية الآمنة في السوق الماليزية.

مع تزايد حالات الاحتيال في الفواتير عبر البريد الإلكتروني، فقد حان الوقت الآن للتفكير في التحول إلى الفوترة الإلكترونية - وهي طريقة أكثر أمانًا وفعالية من حيث التكلفة ومقبولة محليًا لإرسال الفواتير إلى مؤسستك في ماليزيا.

مصدر: https://www.accc.gov.au/media-release/beware-of-fake-invoices-from-scammers-impersonating-businesses